Procedura Sygnalistów Papaya Films sp. z o.o.

Art. 1. Cel procedury

Celem procedury jest ustanowienie zasad przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa, regulacji wewnętrznych oraz standardów etycznych w Papaya Films sp. z o.o. (Papaya Films).

Art. 2. Zakres obowiązywania

Procedura obowiązuje wszystkich wykonujących pracę lub świadczących usługi na rzecz Papaya Films.

Dotyczy to w szczególności: pracowników, współpracowników, podwykonawców i ich pracowników.

Art. 3. Definicje

1. Sygnalista lub Ty – osoba fizyczna zgłaszająca informację o naruszeniu prawa, regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych uzyskaną w kontekście związanym z pracą na rzecz Papaya Films.
2. Zgłoszenie – informacja o naruszeniu prawa, regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
3. Kierownik działu People – osoba kierująca działem People w Papaya Films, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń.

Art. 4. Wskazanie jednostki organizacyjnej lub osoby do przyjmowania zgłoszeń

Możesz zgłosić naruszenie do Kierownika działu People, jako dedykowanej jednostki w strukturze organizacyjnej Papaya Films.

Art. 5. Elektroniczny sposób przekazywania zgłoszeń

Dokonaj zgłoszenia elektronicznie pod adresem: https://wb.papaya-films.com i zachowaj szesnastocyfrowy kod zgłoszenia, który umożliwia dalszą anonimową komunikację.

Art. 6. Anonimowe zgłoszenia

1. Przez powyższy system możesz dokonać zgłoszenia anonimowo.
2. Informacje o naruszeniach zgłoszone anonimowo będą traktowane z należytą starannością i będą podlegać weryfikacji.

Art. 7. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

Papaya Films potwierdzi przyjęcie Twojego zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania w ww. elektronicznym systemie dokonywania zgłoszeń.

Art. 8. Działania następcze

1. Kierownik działu People podejmie działania następcze z zachowaniem należytej staranności.
2. Działania te obejmują: weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z Tobą.

Art. 9. Termin przekazania informacji zwrotnej

Informację zwrotną w elektronicznym systemie dokonywania zgłoszeń otrzymasz niezwłocznie.

Art. 10. Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych

Możesz dokonać zgłoszenia zewnętrznego bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub odpowiednich organów publicznych z pominięciem wewnętrznej procedury zgłoszenia.

Art. 11. Bezpieczeństwo i poufność

1. Papaya Films zapewnia wewnętrzne, łatwo dostępne, bezpieczne i poufne kanały zgłaszania naruszeń.
2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób dopuszczone są wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Papaya Films.

Art. 12. Rejestr zgłoszeń

1. Papaya Films prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zawierający:
   1. Numer zgłoszenia.
   2. Przedmiot naruszenia prawa.
   3. Dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób (chyba, że Zgłoszenie zostało dokonane anonimowo).
   4. Adres do kontaktu z Sygnalistą (chyba, że Zgłoszenie zostało dokonane anonimowo).
   5. Datę dokonania zgłoszenia.
   6. Informację o podjętych działaniach następczych.
   7. Datę zakończenia sprawy.
2. Informacje dotyczące danego zgłoszenia będą archiwizowane przez 3 lata. Po tym czasie będą usuwane.

Art. 13. Dodatkowe elementy

Możesz zgłaszać też informacje o naruszeniach dotyczących regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych Papaya Films.

Art. 14. Postanowienia końcowe

Procedura wchodzi w życie 7 dni po ogłoszeniu.